ammissibilità delle spese per attività annullate o rinviate a causa dell'epidemia di COVID-19 e organizzazione delle visite in loco

pubblicato 20.05.2020

Indicazioni pratiche

Considerando la situazione di «forza maggiore» legata all'epidemia di COVID-19, conformemente alle decisioni della Commissione europea nel quadro della «Coronavirus response investment initiative» (CRII), alla Nota nazionale francese di gestione dei FESI nel contesto della pandemia di Coronavirus Covid-19 e alle decisioni adottate mediante consultazione scritta conclusa il 15/05/2020 del Comitato di sorveglianza ALCOTRA, di seguito sono riportate alcune indicazioni pratiche sull'ammissibilità delle spese per attività annullate o rinviate a causa dell'epidemia e sull'organizzazione delle visite in loco.

AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE

Il Programma ALCOTRA desidera rassicurare i beneficiari che le spese sostenute per attività annullate o rinviate a causa dell'epidemia di COVID-19 possono essere considerate ammissibili nell'ambito del Programma.

Si precisa che le spese sostenute dai beneficiari per attività annullate o posticipate a causa dell'epidemia di COVID-19 saranno considerate ammissibili a condizione che:

  • L'annullamento sia giustificato:

Le spese devono essere accompagnate da documenti che giustifichino le circostanze particolari che hanno determinato l'annullamento, il posticipo o la modifica dei costi iniziali (ad es. stato di emergenza, divieto di assembramento, ecc.); occorre precisare nel campo «commento» disponibile al momento della rendicontazione su Synergie CTE che si tratta di una spesa corrispondente ad un'attività annullata o rinviata a causa dell'emergenza «COVID-19» fornendo una breve spiegazione dei motivi all'origine dell'annullamento (ad es. evento annullato dalla struttura ospitante, restrizioni di viaggio stabilite dalle autorità nazionali, ecc.).

  • L'impossibilità di rimborso sia dimostrata:

Tra i documenti giustificativi deve essere fornita la prova che i costi non sono recuperabili o altrimenti rimborsati (ad es. copie delle comunicazioni inviate, ecc.).

Tali spese connesse agli annullamenti o ai posticipi dovuti al contesto sanitario COVID-19 sono ammissibili a decorrere dal 23 febbraio 2020, data in cui sono state attuate le prime misure restrittive in Italia. Sono altresì ammissibili le spese connesse alla mancata realizzazione di azioni previste inizialmente dopo il 23 febbraio 2020, ma pagate prima di tale data.

Al di là di dette disposizioni specifiche, si ricorda che, per essere ammissibili, le spese devono rispettare le norme stabilite nel capitolo 14 del DOMO.

VISITE IN LOCO

Per quanto riguarda le visite in loco, il Programma raccomanda:

  • Il loro rinvio, ove possibile: nel dettaglio, se la scadenza del progetto permette di effettuare la visita in loco successivamente, nel rispetto del quadro temporale fissato per il progetto. Si ricorda infatti che l'obbligo riguarda la realizzazione di almeno una visita in loco da parte del controllore di primo livello durante il progetto, visita che può aver luogo in fase di realizzazione o di chiusura del progetto, prima della finalizzazione del certificato di controllo finale, conformemente al capitolo 11 del DOMO.
  • La loro organizzazione eccezionale a distanza se il rinvio è impossibile: nel dettaglio, nel caso in cui intervenga la chiusura del progetto e sia impossibile rinviare il controllo finale, al fine di non penalizzare i beneficiari. La visita in loco potrà allora essere sostituita da un controllo a distanza che permetta di verificare i punti abitualmente verificati sul posto. Le verifiche potranno essere effettuate in via eccezionale a partire da fotografie (per comprovare l'acquisto di attrezzature, il rispetto delle norme di pubblicità, l'esistenza dei prodotti finiti, l'archiviazione dei documenti, ecc.), mediante l'invio di documenti o mediante videoconferenza, ecc.

Il metodo, nonché il suo carattere eccezionale e la sua temporalità riconducibili esclusivamente alla crisi sanitaria legata al COVID-19, devono pertanto essere organizzati con i beneficiari e comunicati a monte all'AG e al SC. Dopo l'accettazione, questi dovranno anche essere giustificati e precisati dal controllore di primo livello nel certificato di controllo di primo livello nella sezione «visita in loco» prevista a tal fine. Eventualmente, il controllore potrà anche fare riferimento agli atti giuridici e alle misure adottate dall'amministrazione di riferimento.